La Conferenza dovrebbe avere la libertà di stabilire la propria agenda e di avanzare ogni possibile proposta per il futuro dell’Europa, con tutte le opzioni sul tavolo, comprese le modifiche ai trattati, e senza alcuna prelazione sugli esiti della discussione. La Conferenza dovrebbe avere il potere di decidere le proprie regole e procedure e gli eventuali strumenti partecipativi aggiuntivi.

La Conferenza dovrebbe massimizzare le opportunità di dialogo, deliberazione e contestazione tra cittadini, tra cittadini e politici e con altre parti interessate, compresi esperti pertinenti.

La Conferenza plenaria dovrebbe rendere conto al pubblico in generale fornendo ai cittadini un chiaro feedback scritto sugli input sviluppati attraverso gli strumenti partecipativi della Conferenza.

Prima dell’inizio della Conferenza, le istituzioni dell’UE dovrebbero impegnarsi a dare seguito alle risoluzioni che saranno adottate dalla Conferenza. Le autorità nazionali, regionali e locali dovrebbero essere invitate ad assumere un impegno simile.

Le autorità locali, regionali, nazionali e dell’UE dovrebbero utilizzare tutti i mezzi disponibili per pubblicizzare la Conferenza e gli eventi relativi alla Conferenza. Dovrebbero cercare attivamente di suscitare l’interesse dei media per la Conferenza. Oltre alla comunicazione analogica, le tecnologie digitali dovrebbero essere utilizzate per moltiplicare la diffusione. La Conferenza dovrebbe avere una propria identità visiva e creare un’unica piattaforma online che dovrebbe funzionare come “hub online” della Conferenza.