Conferința ar trebui să aibă libertatea de a-și stabili propria agendă și de a înainta orice propunere posibilă pentru viitorul Europei, cu toate opțiunile pe masă, inclusiv modificările tratatelor, și fără prevenirea oricăruia dintre rezultatele discuției. Conferința ar trebui să aibă puterea de a decide propriile reguli și proceduri și posibile instrumente participative suplimentare.

Conferința ar trebui să maximizeze oportunitățile de dialog, deliberare și contestare între cetățeni, între cetățeni și politicieni și cu alte părți interesate, inclusiv experți relevanți.

Plenara Conferinței ar trebui să răspundă publicului în general, oferind cetățenilor feedback clar scris cu privire la contribuția dezvoltată prin intermediul instrumentelor participative ale Conferinței.

Înainte de începerea conferinței, instituțiile UE ar trebui să se angajeze să urmărească rezoluțiile care urmează să fie adoptate de conferință. Autoritățile naționale, regionale și locale ar trebui invitate să își asume un angajament similar.

Autoritățile locale, regionale, naționale și UE ar trebui să utilizeze toate mijloacele disponibile pentru a face publică conferinței și evenimentele legate de conferință. Aceștia ar trebui să caute în mod activ să genereze interesul presei în cadrul Conferinței. În plus față de comunicarea analogică, tehnologiile digitale ar trebui utilizate pentru a multiplica accesul. Conferința ar trebui să aibă propria identitate vizuală și să creeze o singură platformă online care să funcționeze ca „hub online” al Conferinței.