De Conferentie moet de vrijheid hebben om haar eigen agenda te bepalen en elk mogelijk voorstel voor de toekomst van Europa naar voren te brengen, met alle opties op tafel, inclusief verdragswijzigingen, en zonder vooruit te lopen op de uitkomsten van de discussie. De Conferentie moet de bevoegdheid hebben om te beslissen over haar eigen regels en procedures en over eventuele aanvullende participatieve instrumenten.

De conferentie moet de mogelijkheden voor dialoog, beraadslaging en betwisting tussen burgers, tussen burgers en politici en met andere belanghebbenden, waaronder relevante deskundigen, maximaliseren.

De plenaire vergadering van de conferentie moet verantwoording afleggen aan het grote publiek door burgers duidelijke schriftelijke feedback te geven op de input die is ontwikkeld door middel van de participatieve instrumenten van de conferentie.

Voorafgaand aan de start van de conferentie moeten de EU-instellingen zich ertoe verbinden de door de conferentie aan te nemen resoluties op te volgen. Nationale, regionale en lokale autoriteiten moeten worden uitgenodigd om een soortgelijke verbintenis aan te gaan.

Lokale, regionale, nationale en EU-autoriteiten moeten alle beschikbare middelen gebruiken om bekendheid te geven aan de conferentie en conferentiegerelateerde evenementen. Ze moeten actief proberen de media voor de conferentie te interesseren. Naast analoge communicatie moeten digitale technologieën worden gebruikt om het bereik te vergroten. De conferentie moet een eigen visuele identiteit hebben en één online platform opzetten dat moet fungeren als de ‘online hub’ van de conferentie.